CONV2000, le convertisseur ultra-rapide de balance ascii, Excel, texte... vers SISCO II de Cégid. Pourquoi ce programme ? En début d'année, pour faire la liasse fiscale des clients qui tiennent une comptabilité chez eux sur leur propre logiciel, je trouvais trop fastidieux d'avoir à ressaisir leur balance tous les ans. Quelle perte de temps ! J'ai donc créé ce programme pour faire gagner du temps. Il existe un programme de Cégid pour intégrer des balances de tous les logiciels du marché vers SISCO2. Le problème est que les logiciels du marché changent très souvent de version. Ce convertisseur est donc vite dépassé par les MAJ des logiciels comptables que nos clients achètent. Alors Cégid à créer un convertisseur. Mais il n'est vraiment pas facile à utiliser. Et cela prend du temps de créer un filtre spécial pour chaque balance (car bien sûr tous nos clients ont des logiciels différents !). C'est pourquoi, j'ai créé CONV2000, qui permet de convertir une balance ascii... en une balance au format Cégid SISCO (version 2, micro, Windows, VMS....). On part d'une balance ASCII, Excel ou autre car tous les logiciels du marché savent exporter sous cette forme (même les progiciels Unix très anciens). CELA FAIT 1 AN QUE CE PROGRAMME FONCTIONNE DANS NOTRE CABINET. Rapidité La conversion, une fois la balance prête à être convertie, se fait en moins d'une seconde !! Si ce n'est pas le cas, alors c'est qu'il y a un problème. Voir la section Résolution des problèmes. Préparation de la conversion Lorsque que vous recevez la balance du client (réflexe à avoir tout le temps, même pour les balances auxiliaires très utiles pour les circularisations...) sur disquette, via mail... il faut l'ouvrir avec Excel ou un autre tableur. Attention : toutes les manipulations décrites ici sont valables pour excel. Pour les autres tableurs, à vous d'adapter les commandes. A l'ouverture vous avez 3 solutions : - soit Excel ouvre la balance correctement sans anomalie, alors passez à la section suivante - soit Excel ouvre le fichier dans un tableau mais comme fichier brut (inutilisable en l'état) : vous devez alors utiliser le convertisseur (Données/convertir après avoir sélectionné les données ) - soit Excel ouvre le fichier directement dans son convertisseur. Le convertisseur d'Excel s'utilise simplement : Il vous demande en premier lieu si le fichier ouvert à des données "délimitées" ou à "largeur fixe". Délimité veut dire que chaque donnée est séparée par une virgule, un point virgule, une tabulation... Largeur fixe veut dire que les données sont bien alignées verticalement, et que rien ne sépare ces données (apparemment). Faites votre choix selon la situation du fichier que vous voyez en aperçu dans la fenêtre en dessous. Une fois la sélection effectuée, faites suivant. Vous arrivez aux questions suivantes. Votre choix précédent doit permettre à la balance de s'afficher correctement. Si votre balance est délimitée, choisissez le délimiteur (,.;: espace tab ou autre). Si votre balance est à largeur fixe, vous pouvez ajouter, supprimer ou bouger les lignes verticales qui délimitent les colonnes. Voila c'est terminé. Balance dans Excel Votre balance est dans Excel. Elle ne doit comporter que les numéros de comptes, puis les libellés, puis la colonne débit, puis la colonne crédit. Il ne doit y avoir aucun titre, total ou sous total, RIEN D'AUTRE que le compte en colonne A, le libellé colonne B, et les colonnes C et D pour les montants. Si la balance montre les soldes dans une seule colonne avec des + pour débit et - pour crédit, faites une formule pour transformer cette colonne en 2 colonnes. ATTENTION : vous devez multiplier par 100 tous les montants (pour supprimer les décimales). C'est simple : mettez 100 dans une cellule (G1 par exemple). Copiez-la. Sélectionner tous soldes, et faites un collage spécial (Menu Edition) en choisissant "multiplication". Supprimez ensuite le 100 dans la cellule G1. Vous devez pour finir supprimer toutes les virgules et point-virgule dans les libellés (il ne peut y en avoir que là). Sélectionner la colonne B, et faites un rechercher-remplacer (Ctrl H) de , en . puis de ; en . (le point ne gêne pas le fonctionnement du programme). Tant que vous y êtes, vérifiez que total débit = total crédit (puis effacer les totaux) Vous n'avez plus qu'à enregistrer sous le format csv (fichier/enregistrer sous/) : choisir le type de fichier CSV et donnez-lui un nom (balance par exemple). Placez le fichier balance.csv sur le bureau. Attention, il y a bug dans Excel : une fois enregistrer sous, sortez d'excel sans sauvegarder. OUF, c'est fini pour Excel. CONV2000 va faire le reste très rapidement. CONV2000 Placez le programme conv2000 sur le bureau (il doit être dans le même répertoire que le fichier à convertir). Double cliquez sur conv2000. Et là, horreur, le programme est sous DOS !! Et bien ce n'est pas grave car il ne pèse que quelques Ko et quand vous aurez vu la vitesse vous comprendrez que le DOS à du bon. Un bref rappel des procédures décrites ci-avant apparaît. Il va vous falloir répondre aux questions (très simple). On suppose que le fichier à convertir est balance.csv et que le numéro de dossier CEGID est 501. Exercice du 011098 au 300999. Nom du fichier à convertir : tapez "balance.csv" Nom du fichier converti : tapez si00501.trt (c'est le nom Cégid : "si" pour sisco puis le numéro de dossier sur 5 chiffres puis l'extension ".trt") Date de début d'exercice : 011098 Date de fin d'exercice : 300999 Mois du journal de reprise : 12 si vous voulez reprendre la balance dans le journal de septembre 1999 (12ème mois de l'exercice). Jour d'inscription dans le journal : 30 si vous voulez dater les écritures du 30 septembre Monnaie du fichier à convertir : tapez e ou f si le fichier balance reçu du client est en EURO ou en FRANC Et là, en moins d'une seconde (que la balance fasse 100 ou 1000 lignes) le ficher si00501.trt apparaît sur le bureau. Si ce n'est pas le cas, Voir la section Résolution des problèmes. INTEGRATION DANS CEGID Ouvrez SISCO (sisco2 ou micro...). Allez dans Echange de données informatique ou dans transfert de données (selon le programme). Choisissez Réception CEGID ou Traitement d'un fichier de mouvement. Ensuite choisissez : SISCO2 puis le numéro de dossier 00501 puis validez toujours. CHOISISSEZ ON-LINE pour le transfert. Appuyer ensuite sur localisation pour sélectionner le fichier SI00501.TRT qui se trouve sur bureau. Validez et c'est fini. Si vous n'avez pas on-line, sélectionner disquette, et copier le fichier si00501.trt sur une disquette que vous mettrez dans le serveur. L'opération, en tout, n'aura durée que 5 minutes (avec de l'habitude) au lieu d'une ou deux heures pour la ressaisie de la balance. Résolution des problèmes * Concernant la transformation dans Excel, si vous avez des problèmes, adressez-vous à une personne compétente en la matière. * Pour ce qui est de CONV2000, si un message d'erreur apparaît après la dernière question c'est : - que conv2000 n'a pas trouvé le fichier. Il doit ce trouver dans le même répertoire que conv2000. Le nom du fichier doit être de 8 lettres maximum. Il faut bien écrire le nom du ficher sous la forme abcdefgh.csv. - vous n'avez pas saisi les dates correctement. La forme est JJMMAA soit par exemple 010100 pour le 1er janvier 2000. Ne pas saisir de séparateur. - le nom du fichier converti doit respecter des règles. La forme doit être SI12345.TRT sinon sisco ne le reconnaîtra pas. * La conversion ne dure pas une seconde mais s'éternise et ne se finit pas. Dans ce cas il faut arrêter le programme (la croix en haut à droite de la fenêtre) et dire oui. Si conv2000 n'y arrive pas, c'est que le fichier balance.csv n'est pas correct. Analysez-le en l'ouvrant dans un traitement de texte (notepad, wordpad ou word). Il ne doit y avoir que les numéros de comptes;libellés;solde débit;solde crédit séparés par des virgules ou point virgule. exemple : 1023100;SUBVENTION;0;3663451862 1023200;SUBVENTION EQUIPEMENT;0;125012734 1023300;DOTATION MATERIEL CTR;0;740924400 1025100;DONS ET LEGS EN CAPITAL;0;24330815 * le fichier SI12345.trt est correct mais cégid ne l'accepte pas et/ou émet des erreurs. Analysez le fichier si12345.trt de la même manière que précédemment. S'il y a une coupure ou des ratés au milieu du fichier (et qu'il n'est pas "rectiligne"), c'est qu'il y avait une virgule ou un point virgule quelque part outre les séparateurs (faites "rechercher" ; et ,) Corrigez et recommencez. Si vous avez d'autres problèmes, contactez-moi fredclo@chez.com ou fredclo@netcourrier.com POUR ME DONNER ENVIE D'AMELIORER CE PROGRAMME (Windows par exemple) ET POUR DEDOMMAGER LE TEMPS PASSE A SON DEVELOPPEMENT, MERCI DE COLLABORER FINANCIEREMENT. ENVOYEZ-MOI UN MAIL, JE VOUS INDIQUERAIS COMMENT M'ENVOYER LA CONTRIBUTION DE 500 FF. MERCI